Die Erzeugung von Archiv-PDF-Dateien

Der Begriff Archiv-PDF-Dateien wird hier für PDF-Dateien verwendet, in denen sämtliche Forschungsergebnisse für eine Familie zusammengefasst werden. Solche Dateien eignen sich hervorragend für die Archivierung und für die Weitergabe an Interessierte. Das PDF-Format hat sich weltweit für die Dokumentation durchgesetzt und kann von Rechnern aller Art verarbeitet werden.

Der interne Aufbau einer Archiv-PDF-Datei besteht grundsätzlich aus einem Basis-Dokument und angehängten Dateien. Als Basis-Dokument bietet sich eine große Grafik mit einem Vorfahrenbaum, einem Nachkommenbaum oder einem Verwandtschaftsbaum mit einer integrierten Kartei an; dabei werden die Personen-Boxen in der Grafik und die Karteikarten zur bequemen Navigation gegenseitig verknüpft. Als Basis-Dokument geeignet ist auch eine Kartei ohne Grafik. Alle weiteren Dokumente werden als Dateien angehängt. Angehängte personenbezogene Dokumente (Dokumentdateien) werden mit der Kartei verknüpft, sodass sie aus der Kartei heraus geöffnet werden können.

Sämtliche personenbezogenen Dokumente (Dokumentdateien) müssen im Dialog Personendaten bearbeiten, Registerkarte Dokumente, den Personen zugeordnet worden sein. Beim Export der Archiv-PDF-Datei werden im Dialog Datensätze als Kartei in eine PDF-Datei exportieren die Kontrollfelder Dokumente und Dokumentdateien anhängen und verknüpfen markiert.

Weitere Dateien beliebiger Formate, die nicht bestimmten Personen zuzuordnen sind, können beim Export im Dialog PDF-Optionen im Bereich Datei-Anhänge manuell zugefügt werden. Diese Dateien werden nicht intern verknüpft; sie können aber in einem geeigneten PDF-Reader in einer Liste angezeigt und von dort aus geöffnet werden.

Zu den vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten werden folgende Hinweise und Tipps gegeben:

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Als personenbezogene Dokumente eignen sich auch kleine Nachkommen- und Vorfahrenbäume über jeweils nur drei Generationen. Oder ein kleiner Nachkommenbaum der Großeltern über 5 Generationen. Damit kann die nähere Verwandtschaft gezeigt werden. Solche Bäume können vorab als PDF-Datei exportiert und dann den Personen als Dokument zugeordnet werden.

•	Neben einer im Basis-Dokument enthaltenen großen Grafik können weitere große Grafiken für andere Ausgangspersonen oder mit anderen Baumstrukturen manuell angehängt werden.

•	Auch die Familiendatei .fam und eine Gedcom-Datei .ged mit den zu Grunde liegenden Personendaten sollten an die Archiv-PDF-Datei angehängt werden.

•	Zum Scannen von Dokumenten: Viele Scanner können direkt PDF-Dateien erzeugen. Dieses Format ist den üblichen Bilddatei-Formaten vorzuziehen, da zum Öffnen keine extra Bildbetrachter erforderlich sind.

•	Mit einem geeigneten Programm kann man einzelne PDF-Dateien zu einem mehrseitigen Dokument zusammenfassen und den Personen jeweils nur ein einziges solches Dokument zuordnen.

•	Fall erforderlich, nutzen Sie im Stammbaumdrucker die Möglichkeiten des Datenschutzes, wenn eine Archiv-PDF-Datei an Interessierte weitergegeben werden soll.

•	Archiv-PDF-Dateien sind weniger für den Ausdruck geeignet; zumindest sollte man den Ausdruck auf bestimmte Seiten beschränken.

Hinweis: Unter Windows 98 und ME ist es nicht möglich, Dokumentdateien automatisch anzuhängen und zu verknüpfen. Außerdem kann unter Windows 98 und ME nur eine einzige Datei manuell angehängt werden; mehrere Dateien können aber in einem ZIP-Archiv zusammengefasst werden.

Warnung: Für die Namen von Dokumentdateien, die an Archiv-PDF-Dateien angehängt werden, sollten nur Zeichen des ASCII-Zeichensatzes verwendet werden. Es ist kaum vorherzusehen, unter welchem Betriebssystem, unter welchem Gebietsschema und mit welchem PDF-Reader die Archiv-PDF-Dateien später betrachtet werden.

Wenn aus einer Kartei Dokumentdateien mit Unicode-Zeichen im Namen automatisch an eine Archiv-PDF-Dateien angehängt werden, werden die Namen automatisch durch den ASCII-Namen Unicode_Ersatz.* ersetzt. Da diese Dokumentdateien auf den Karteikarten der Dokumentdateien mit ihrem original Namen und ihrem Titel aufgeführt und verknüpft werden (siehe Abschnitt Kartei exportieren), beeinträchtigt die Vergabe eines einheitlichen ASCII-Namens nicht den Überblick. Die Namen der ursprünglichen Dokumentdateien auf dem Datenträger werden dabei nicht verändert.

Wenn Dateien im Dialog PDF-Optionen manuell zugefügt werden und wenn deren Namen Unicode-Zeichen enthalten, wird eine Meldung auf das Problem hinweisen.

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