Für die Archivierung von PDF-Dateien gibt es zwei Zielrichtungen: Die private Archivierung und die Langzeitarchivierung in offiziellen Archiven. Für diese Ziele gelten unterschiedliche Anforderungen an die Archiv-PDF-Dateien.

Der Begriff Archiv-PDF-Dateien wird hier für PDF-Dateien verwendet, in denen möglichst alle Forschungsergebnisse für eine Familie zusammengefasst werden. Solche Dateien eignen sich hervorragend für die Archivierung und für die Weitergabe an Interessierte. Das PDF-Format hat sich weltweit für die Dokumentation durchgesetzt und kann von Rechnern aller Art verarbeitet werden.

Private Archivierung:

Für die Erzeugung einer Archiv-PDF-Datei für die private Archivierung wählen Sie im Dialog PDF-Optionen im Bereich PDF-Spezifikation das Optionsfeld Normale PDF-Datei. Dies ermöglicht es, an die PDF-Datei andere Dateien anzuhängen.

Der interne Aufbau einer Archiv-PDF-Datei für die private Archivierung besteht grundsätzlich aus einem Basis-Dokument und angehängten Dateien. Als Basis-Dokument bietet sich eine große Grafik mit einem Vorfahrenbaum, einem Nachkommenbaum oder einem Verwandtschaftsbaum mit einer integrierten Kartei an; dabei werden die Personen-Boxen in der Grafik und die Karteikarten zur bequemen Navigation gegenseitig verknüpft. Als Basis-Dokument geeignet ist auch eine Kartei ohne Grafik. Alle weiteren Dokumente werden als Dateien angehängt. Angehängte personenbezogene Dokumente (Dokumentdateien) werden mit der Kartei verknüpft, sodass sie aus der Kartei heraus geöffnet werden können.

Sämtliche personenbezogenen Dokumente (Dokumentdateien) müssen im Dialog Personendaten bearbeiten, Registerkarte Dokumente, den Personen zugeordnet worden sein. Beim Export der Archiv-PDF-Datei werden im Dialog Kartei-Export-Optionen die Kontrollfelder Dokumente und Dokumentdateien anhängen und verknüpfen markiert.

Weitere Dateien beliebiger Formate, die nicht bestimmten Personen zuzuordnen sind, können beim Export im Dialog PDF-Optionen im Bereich Datei-Anhänge manuell zugefügt werden. Diese Dateien werden nicht intern verknüpft; sie können aber im PDF-Reader in einer Liste angezeigt und von dort aus geöffnet werden.

Zu den vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten werden folgende Hinweise und Tipps gegeben:

•Als personenbezogene Dokumente eignen sich auch kleine Nachkommen- und Vorfahrenbäume über jeweils nur drei Generationen. Oder ein kleiner Nachkommenbaum der Großeltern über 5 Generationen. Damit kann die nähere Verwandtschaft gezeigt werden. Solche Bäume können vorab als PDF-Datei exportiert und dann den Personen als Dokument zugeordnet werden.

•Neben einer im Basis-Dokument enthaltenen großen Grafik können weitere große Grafiken für andere Ausgangspersonen oder mit anderen Baumstrukturen manuell angehängt werden.

•Auch die Familiendatei *.fam und eine Gedcom-Datei *.ged mit den zu Grunde liegenden Personendaten sollten an die Archiv-PDF-Datei angehängt werden.

•Zum Scannen von Dokumenten: Viele Scanner können direkt PDF-Dateien erzeugen. Dieses Format ist den üblichen Bilddatei-Formaten vorzuziehen, da zum Öffnen keine extra Bildbetrachter erforderlich sind.

•Mit einem geeigneten Programm kann man einzelne PDF-Dateien zu einem mehrseitigen Dokument zusammenfassen und den Personen jeweils nur ein einziges solches Dokument zuordnen.

•Falls erforderlich, nutzen Sie im Stammbaumdrucker die Möglichkeiten des Datenschutzes, wenn eine Archiv-PDF-Datei an Interessierte weitergegeben werden soll.

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Langzeitarchivierung in offiziellen Archiven:

Für die Erzeugung einer Archiv-PDF-Datei für die Langzeitarchivierung in offiziellen Archiven wählen Sie im Dialog PDF-Optionen im Bereich PDF-Spezifikation das Optionsfeld PDF/A-1b-Datei. Dies ist ein für die Langzeitarchivierung genormtes Format mit Einschränkungen: Es ist nicht möglich, an die PDF-Datei andere Dateien anzuhängen oder externe Ziele zu verknüpfen. Diese Einschränkungen machen es schwer, möglichst alle Forschungsergebnisse in der PDF-Datei zusammen zu fassen.

Der interne Aufbau einer Archiv-PDF-Datei für die Langzeitarchivierung besteht grundsätzlich nur aus einem einzigen Basis-Dokument. Als Basis-Dokument bietet sich eine große Grafik mit einem Vorfahrenbaum, einem Nachkommenbaum oder einem Verwandtschaftsbaum mit einer integrierten Kartei an; dabei werden die Personen-Boxen in der Grafik und die Karteikarten zur bequemen Navigation gegenseitig verknüpft. Als Basis-Dokument geeignet ist auch eine Kartei ohne Grafik.

Im Dialog Kartei-Export-Optionen darf das Kontrollfeld Dokumente nicht markiert werden. Im Dialog PDF-Optionen im Bereich Datei-Anhänge dürfen keine Dateien eingetragen werden.

Der Einschränkung, keine Dateien anhängen zu dürfen, kann man durch die Verwendung mehrerer PDF/A-Dateien begegnen: Hierfür bieten sich mehrere Vorfahren- und/oder Nachkommenbäume für verschiedene Ausgangspersonen an. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, die den Personen zugeordneten Dokumentdateien beliebigen Typs einzubinden.

Es werden folgende Hinweise und Tipps gegeben:

•Zum Scannen von Dokumenten: Viele Scanner können direkt PDF-Dateien erzeugen. Wenn Ihr Scanner auch PDF/A-Dateien erzeugen kann, können Sie diese parallel zum Archiv geben.

•Falls erforderlich, nutzen Sie im Stammbaumdrucker die Möglichkeiten des Datenschutzes, wenn eine Archiv-PDF-Datei an Interessierte weitergegeben werden soll.

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