Zum leichteren Verständnis dieses Abschnitts sollte vorher der Abschnitt Einfache Personenliste gelesen werden.

Als Personenverzeichnis gilt hier eine Personenliste mit zusätzlichem Buchstabenverzeichnis. Aus dem Buchstabenverzeichnis heraus kann man mit Hyperlinks zu den Ankern der Abschnitte der Personenliste mit dem entsprechenden Anfangsbuchstaben springen. Zu solchen Verknüpfungen lesen Sie bitte den Abschnitt Anker und Hyperlinks.

Für das Buchstabenverzeichnis müssen die erfassten Datensätze in einer Schleife durchlaufen werden, und es muss jeder auftretende Anfangsbuchstabe genau einmal im Buchstabenverzeichnis erscheinen. Hierfür gibt es ein spezielles Daten-Feld [Initiale für einmalige Ausführung], das in eine Datensatznummern-Schleife gesetzt wird:

•Menü Einfügen > Daten-Feld > Namen > Initiale für einmalige Ausgabe: <%Init1x%>

Das Daten-Feld <%Init1x%> darf nur bei einer Sortierung nach den Geburtsnamen oder nach den aktuellen/letzten Nachnamen eingesetzt werden.

Die Buchstaben sollten etwas größer sein, und zwischen den einzelnen Buchstaben sollten zwei Leerzeichen stehen, damit später das Klicken mit der Maus erleichtert wird; diese beiden Leerzeichen werden in der Vorlage hinter <%Init1x%> eingefügt. Damit ein Umbruch der Buchstabenreihe möglich ist, und damit bei so einem Umbruch die Folgezeilen nicht mit einem Leerzeichen beginnen, geben Sie für die beiden Leerzeichen als Erstes ein geschütztes Leerzeichen (Tastenkombination Strg + Umschalt + Leerzeichen) und als Zweites ein normales Leerzeichen ein.

Aus internen Gründen muss das Daten-Feld <%Init1x%> der Bedingung [Wenn mindestens ein Daten-Feld belegt ist] folgen.

Die Vorlage würde nun zum Beispiel so aussehen (aber sie funktioniert so noch nicht, sodass eine Übersetzung in diesem Zwischenzustand sinnlos wäre):

Nun muss für jeden Buchstaben ein Hyperlink eingefügt werden, der später zu dem Anker des entsprechenden Abschnitts der Personenliste mit dem jeweiligen Anfangsbuchstaben führt. Hierfür gibt es zwei spezielle Befehls-Felder:

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Anker und Hyperlinks festlegen > Für Initialen von Nachnamen >  LinkZurInit > 

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Anker und Hyperlinks festlegen > Für Initialen von Nachnamen >  < LinkZurInit 

Der Buchstabe zwischen diesen beiden Befehls-Feldern wird als Hyperlink dienen. Als Sprungziele werden Anker-Namen verwendet, die aus dem Wort Init, gefolgt vom jeweiligen Buchstaben, bestehen: Zum Beispiel InitA.

Ergänzen Sie die Vorlage und achten Sie darauf, das zweite Hyperlink-Befehls-Feld  < LinkZurInit  direkt hinter das Daten-Feld <%Init1x%> zu setzen, sodass die oben erklärten zwei Leerzeichen für den Abstand der Buchstaben zwischen  < LinkZurInit  und  < EndeWenn  liegen:

Übersetzen Sie nun die Vorlage und führen Sie in dem übersetzten Dokument die Maus über die Buchstaben: Im dritten Feld der Statusleiste sollten nun die definierten Hyperlinks mit ihren Sprungzielen genannt werden. Wenn Hover-Effekte für Hyperlinks aktiviert sind, sollten diese sichtbar werden, wenn Sie die Maus bei gedrückter Strg-Taste über die Buchstaben führen (siehe hierzu Anker und Hyperlinks während der Bearbeitung). Um den Hover-Effekt einzustellen, markieren Sie einen Buchstaben mit Hyperlink, wählen Sie im Menü Bearbeiten Hyperlink bearbeiten, stellen Sie im Dialog Hyperlink bearbeiten den Hover-Effekt ein und klicken Sie auf Für alle übernehmen. Da die Sprungziele, also die Anker in der Personenliste, noch nicht existieren, funktionieren die Hyperlinks noch nicht.

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Erweitern Sie nun die Vorlage um die Personenliste: Diese entspricht etwa der Personenliste aus dem vorhergehenden Abschnitt, aber die Personen mit gleichem Anfangsbuchstaben im Namen sollen in Abschnitten erscheinen, denen jeweils groß geschrieben der Anfangsbuchstabe vorangestellt wird. Diese Buchstaben über den Abschnitten können wieder mit dem Daten-Feld <%Init1x%> erzeugt werden. Sie sollen auch als Sprungziel für die Hyperlinks im Buchstabenverzeichnis dienen. Die dafür notwendigen Anker werden mit einem Befehls-Feld erzeugt:

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Anker und Hyperlinks festlegen > Für Initialen von Nachnamen >  Anker(Init)Einfg 

Zur besseren Übersicht werden mit Kommentar-Befehls-Feldern erläuternde Texte zugefügt:

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Kommentare einfügen >  Kommentar > 

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Kommentare einfügen >  < Kommentar 

Die Vorlage kann nun zum Beispiel so aussehen:

Beachten Sie für die Personenliste: Sowohl das Daten-Feld <%Init1x%> für den Abschnitts-Buchstaben als auch die Daten-Felder für die Namen müssen jeweils am Anfang eines neuen Absatzes stehen, damit das auch im übersetzten Dokument so ist. Schalten Sie die Anzeige der Steuerzeichen ein, damit Sie erkennen können, ob nur ein automatischer Zeilenumbruch oder ein mit der Eingabetaste erzwungener Absatzumbruch vorliegt.

Übersetzen Sie die Vorlage und führen Sie in dem übersetzten Dokument die Maus über die Buchstaben über den Namens-Abschnitten: Im dritten Feld der Statusleiste sollten nun die definierten Anker genannt werden. Wenn Sie jetzt bei gedrückter Strg-Taste auf einen Buchstaben im Buchstabenverzeichnis klicken, wird zum entsprechenden Abschnitt gesprungen.

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Im letzten Schritt fügen Sie noch eine Überschrift zu, der Sie einen Anker PersVerz zuweisen: Menü Einfügen, Anker, Name PersVerz eingeben. Dieser Anker kann zum Beispiel für Sprünge aus einem Inhaltsverzeichnis verwendet werden. Für Rücksprünge wird in der Personenliste hinter jedem Abschnitts-Buchstaben in kleinerer Schrift ein Text zum Buchstabenverzeichnis mit einem Hyperlink zum Anker PersVerz zugefügt: In der Personenliste hinter dem Daten-Feld <%Init1x%> den Text zum Buchstabenverzeichnis zufügen, den Text markieren und den Hyperlink zuweisen: Menü Einfügen, Hyperlink, Registerkarte Interner Link, Optionsfeld Vorhandenen Anker auswählen markieren, den Anker PersVerz markieren und den Dialog mit OK schließen. Die Existenz der manuell eingefügten Anker und Hyperlinks kann hier im Handbuch nicht erkannt werden; in der Vorlage helfen die Anzeige der Steuerzeichen und die Statusleiste.

Außerdem sollen zur Vorbereitung für die Verwendung im Abschnitt Personendatenblätter mit Personenverzeichnis noch Hyperlinks für die Namen in der Personenliste erzeugt werden, mit denen man dann zum Personendatenblatt der betreffenden Person springen kann. Dazu dienen die beiden folgenden Befehls-Felder:

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Anker und Hyperlinks festlegen > Für Datensatznummern >  LinkZurDsNr > 

•Menü Einfügen > Befehls-Feld > Anker und Hyperlinks festlegen > Für Datensatznummern >  < LinkZurDsNr 

Diese Hyperlinks werden noch nicht funktionieren, da die entsprechenden Anker mit Namen DsNrXXX noch nicht vorhanden sind. Die Vorlage kann nun zum Beispiel so aussehen:

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Wenn ein Dokument ausgedruckt werden soll, ist es zweckmäßig, bei den Hyperlinks die Nummern der Seiten auszugeben, auf denen die Sprungziele (Anker) liegen. Dazu gibt es im Menü Einfügen die Funktion Hyperlink-Seitennummern; Details finden Sie im Abschnitt Anker und Hyperlinks. Da diese Hyperlink-Seitennummern direkt hinter dem Text mit dem Hyperlink eingefügt werden, würden in dem oben gezeigten Beispiel die Hyperlink-Seitennummern zwischen den Vornamen und dem Geburts- oder Taufdatum eingefügt. Das sieht nicht gut aus; besser wäre die Seitenangabe am Ende der Zeile. Daher ist für Dokumente, die ausgedruckt werden sollen, die folgende Lösung mit verschachtelten Sonst-Befehlen besser. Im Übrigen ist der Hyperlink zum Buchstabenverzeichnis bei auszudruckenden Dokumenten nicht üblich, sodass er entfernt wird:

Auch die in diesem Beispiel gezeigte Vorlage kann noch in vielfältiger Weise ergänzt werden. Mit wenigen Zeilen mit Befehls-Feldern, Daten-Feldern und einigen eingesetzten Wörtern kann ein intern verlinktes Personenverzeichnis erzeugt werden.

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